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员工离职的风险防范

发布时间:2011-6-1 0:00:00

    毋庸置疑,在当前企业管理制度不尽规范的情况下,劳动合同法的实施将给企业员工管理带来更多的压力,一些潜在的管理风险随时都可能发生,尤其是在员工离开企业时,给企业造成不必要损失的可能性加大。因此,探讨企业员工离职问题就显得十分必要。
    按照劳动合同结束的原因来划分,员工离职可以分成两类:劳动合同终止和劳动合同解除。劳动合同终止有六种类型,劳动合同解除又可以分成员工主动辞职和企业主动解除两类。在此我们仅讨论在劳动合同未到期的前提下,企业提出解除劳动合同和员工主动辞职这两种情况,并把这两类统称为员工离职。

    一、员工离职管控基本流程
    清晰合理的离职程序不但可以让企业规避很多离职风险从而减小损失,还可以让员工的离职办理顺利高效,提高离职员工对企业的评价,达到友好分手、减少纠纷的目的。离职流程参考如下:


    随着劳动合同法的实施,劳动关系越来越倾向落实到书面,因此,企业的离职流程一定要形成书面的管理制度,同时保证制度制定过程及结果合法,只有二者同时满足,才能作为依据。在办理离职手续时,公司各部门(特别是离职员工所在部门、人力资源部门和财务部门)需要加强沟通,确保离职流程符合企业要求,避免因程序不当而导致损失。

    二、员工主动离职的风险和应对
    (一)风险
    1、工作交接。由于离职者主动离职原因很多,如果企业对员工离职没有预期,往往导致工作延续上的被动局面,同时工作交接的办理也为企业带来较大风险。因此,在收到员工离职申请后,人力资源部门应迅速与离职者所在部门经理进行沟通,确定工作中的重要资料和未完成的任务,确定工作承接人进行工作的交接工作,尽可能保证工作任务的延续性和安全性。
    2、推定解雇。如果员工因企业在工资、保险等方面的问题而辞职,则企业将面临推定解雇的法律风险和经济赔偿风险。
    3、绩效损失:由于《劳动合同法》在员工离职方面给予了较大的自由度,因此面对员工的突然辞职,企业往往表现为措手不及,导致的绩效损失和对在职员工的负面影响也更为突出。尤其当企业没有后备人员接替工作或辞职员工辞职的过程较为“隆重”时,企业的损失更无法测量。

    (二)应对
    1、对员工离职的方法和离职工作交接做事先约定,并明确违约责任。当员工入职签订劳动合同时,要明确离职的方法、办理程序、工作交接的详细内容等相关离职事项,并约定违反这些条款的责任,以便在员工辞职时,企业有更多有利依据来约束离职行为,规避风险。
    2、规范推定解雇涉及的结点管理。企业管理的不完善或存在管理漏洞是很多企业不可避免的事情,为了减少员工利用此类事实进行推定解雇,企业应该规范推定解雇时的结点管理,比如企业应规定,当员工发现问题时应履行告知或建议的职责,防止事态扩大,给企业造成更大损失。
    3、加强直线经理的培训。企业人力资源部门需要对直线经理进行离职管理的培训,讲解离职的法律风险及控制措施,以获取直线经理的理解和配合,共同处理员工离职问题。
    4、合法给付员工工资和社会保险费等项目。工资、保险等涉及员工的切身利益,随着劳动合同法的实施、劳动行政监督力度的加大和员工维权意识的增强,企业更需要熟练掌握相关法律法规和政策并合理利用,防止违法风险。
    5、迅速应对:确定工作的承接人;确定工作交接的方法和程序;对中高层或核心员工,人力资源部门和直线经理应做好员工的离职面谈,赢得员工对工作交接的配合和支持,切忌激化矛盾。

    三、企业辞退员工的风险和应对
    (一)风险
    1、辞退理由不成立。《劳动合同法》对企业的过失性解除和非过失性性解除理由进行了明确规定,因此企业辞退员工必须有充分的依据、证据,方可采用,否则辞退理由不成立,会导致员工不同意解除而申请“恢复劳动关系”的诉讼。比如企业以“不胜任工作”辞退员工,给出理由是员工月度考核成绩70分,但企业并没有制度规定考核成绩多少分算不胜任工作,因此以考核成绩70分辞退员工的理由并不成立。这类风险考验企业离职管理的能力。
    2、辞退程序不符合法律规定。比如《劳动合同法》规定(第四十条)企业辞退员工应该提前30天通知或者额外支付一个月的工资为补偿立即解除,但某些直线经理并不理会这些法律规定,既不提前通知也不支付一个月工资补偿就辞退员工,造成辞退程序不符合法律规定而导致风险。
    3、辞退理由选择失误。辞退理由的选择需要技巧,在选择时需要考虑企业实际情况、规章制度完备程度、离职者及其所在部门现状等因素,合理选择理由。
    4、解除成本。企业辞退员工的成本不仅包括经济补偿金、赔偿金等直接成本,还包括工作交接方面的间接成本,比如处理辞退工作人员的工资、岗位补员的招聘成本、培训新人的成本、对其他在职人员的影响等。因此,企业应充分认识辞退员工的成本损失,并根据成本的风险选择辞退的方法及计划。
    5、解除周期过长,导致诉讼的风险。 企业管理者和直线经理未就解除方案达成共识。由于企业各部门之间的沟通不彻底,未形成一致的解决方案而匆忙进行,致使在处理辞退办理过程中激化了矛盾,员工与企业产生激烈的对抗而产生风险。

    (二)应对
    1、检查企业的规章制度是否健全和规范,生效程序是否履行完备。比如企业规章制度的生效需要告知工会并听取修改建议,经过职代会或职工大会的确认才有效,且需要明确告知职工本人。
    2、严格规范并执行企业辞退程序。特别是要对直线经理进行培训,严格按照国家规定的法律程序辞退员工,不能走捷径。如果直线经理难以理解或了解相关内容,要将辞退员工的权利归集到人力资源部门,限制直线经理辞退员工的自由度。
    3、合理选择辞退理由。不同理由的选择,决定了辞退的风险和难度系数。如果企业规章制度有漏洞或管理有漏洞,员工又无明显的错误行为,应尽可能使用“协商解除”,但要注意保持协商过程中员工与企业的相互理解。基本的技巧是先肯定员工对企业的贡献,切忌指责员工的绩效;如果企业在管理上存在争议隐患,更要尽可能给员工宣泄的机会,避免激化矛盾,导致员工举起诉讼的大旗。同时要对“协商解除”的成本和协商解除不成功的预案进行核算和设计。
    4、解除成本(经济补偿金)测算。在测算时,企业要问自己一个问题:提前一个月通知与额外支付一个月的工资,企业负担的成本相同吗?企业需要根据不同的岗位、员工在企业中的作用、企业在管理中是否还有漏洞容易导致解除时的法律争议等,进行仔细的核算,同时制定出严格的解除程序和要求,并得到公司主管经理和直线部门经理的共识之后方可实施,否则贸然发出解除通知,往往会在解除的过程中节外生枝,导致企业更加被动。
    5、无论使用哪种解除方法,企业辞退员工往往最容易导致争议的发生,而解除方案如果得不到企业的主管经理和直线经理的全面理解和配合,往往导致无法实施。因此企业人力资源部门必须在解除方案实施之前与相关负责人进行充分沟通,详细了解员工既往的工作状况,包括加班情况、绩效情况、工作表现等,掌握一线资料,争取更多主动权,在与员工沟通时合理使用,做到既充分理解员工,又能恰当的让员工认识自身存在的问题,能够积极寻求相互谅解,达成协商的结果。

    四、解除后的证明、档案办理等方面的法律规定和程序
    当员工离职时,企业负有出具解除劳动合同证明、办理档案和社会保险关系转移手续、保持合同至少两年备查等义务。《劳动合同法》规定:劳动合同解除或终止十五日之内,用人单位应当为劳动者办理档案和社会保险转移手续。如果企业扣押档案或者其他物品,劳动行政部门有权责令企业限期办理,并予以相应的数额的罚款,如果给劳动者造成损害的,企业还应承担相应的赔偿责任。因此企业应慎重选择解除劳动合同证明上的解除时间,因解除时间一旦确定,企业必须按照法律相关规定办理员工个人资料的转出手续,否则极易导致新的争议风险和经济赔偿。

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